1. Data Controller
   Villa Vianci – VAT no. 01438290528
   Località Santa Lucia 4, 53036 Poggibonsi (SI), Italy
   Email: [email protected]
   Phone: +39 0577 930926

2. What personal data we collect

a) Data you provide

• • • Availability / quote requests (“Request availability” form): name, email, phone number, arrival and departure dates, number of adults and children, message content.

    • Direct contacts by email, phone, WhatsApp or Facebook Messenger: any data you choose to share with us (typically name, contact details, and your request).

b) Browsing and technical data
When you browse the website, technical data (e.g., IP address, device information, browser type, pages viewed, date/time) may be processed for security, troubleshooting and performance.

3. Purposes, legal bases and retention
   We process personal data only when we have a lawful basis under the GDPR.

A) Replying to enquiries and managing availability requests
Purpose: to answer your messages, check availability, prepare quotes and manage pre-booking communications.
Legal basis: taking steps at your request prior to entering into a contract; and/or performance of a contract (where applicable).
Retention: generally up to 24 months from the last contact, unless a booking follows or we must retain data longer for legal reasons.

B) Bookings, administrative and legal obligations (when you book)
Purpose: to manage the stay, invoicing, accounting and compliance duties.
Legal basis: performance of a contract; compliance with legal obligations.
Retention: as required by applicable law (typically up to 10 years for accounting records).

C) Website security and spam prevention
Purpose: to protect the website and prevent misuse of forms.
Tools: Google reCAPTCHA (where enabled).
Legal basis: legitimate interest in website security and abuse prevention.
Retention: security logs are stored for a limited period, unless needed for incident investigation.

D) Analytics (only with your consent)
Purpose: to understand how visitors use the website and improve content and user experience.
Tools: Google Tag Manager and Google Analytics (with IP anonymisation, where configured).
Legal basis: consent for analytics cookies / tracking technologies (where required).
Retention: according to our analytics settings.

E) Advertising, remarketing and conversion tracking (only with your consent)
Purpose: to display relevant ads, measure conversions and build audiences.
Tools: Meta/Facebook Pixel, Facebook remarketing, lookalike audiences, custom audiences; AddThis (sharing/interaction tools) where enabled.
Legal basis: consent for marketing/profiling cookies and similar technologies.
Retention: according to the relevant platform settings and campaign needs.

F) Embedded content and external platforms (only with your consent, where applicable)
Purpose: to display third-party content (maps, videos, social media embeds, fonts) and improve browsing.
Examples: Google Maps, YouTube, Instagram, OpenStreetMap, Google Fonts, Font Awesome.
Legal basis: consent when these tools set non-essential cookies or enable cross-site tracking; otherwise, legitimate interest for purely technical delivery (depending on configuration).

4. Cookies and preference management
   The website uses a Cookie/Consent Solution to manage your consent choices and store your preferences.
   You can accept, refuse or customise cookies via the cookie banner and change your choices later through the cookie settings link (if available) or your browser settings. Please note that disabling strictly necessary cookies may affect website functionality.

5. Recipients and service providers
   We may share data with trusted providers acting as processors (e.g., hosting, website maintenance, form delivery, analytics and advertising providers such as Google and Meta), under appropriate contractual safeguards.

6. International transfers
   Some providers (e.g., Google, Meta) may process data outside the EEA. Where required, transfers are handled using appropriate safeguards (such as Standard Contractual Clauses) and additional measures.

7. Your rights
   You may request access, rectification, erasure, restriction, object to processing, and data portability where applicable.
   When processing is based on consent (analytics/marketing cookies), you may withdraw consent at any time.
   To exercise your rights: [email protected]

8. Complaints
   You have the right to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (Garante per la protezione dei dati personali) or with your local supervisory authority.

9. Changes to this Policy
   We may update this policy from time to time. Updates will be published on this page with a revised date.

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1. Titolare del trattamento
   Villa Vianci – P.IVA 01438290528
   Località Santa Lucia 4, 53036 Poggibonsi (SI), Italia
   Email: [email protected]
   Tel.: +39 0577 930926

2. Quali dati trattiamo

a) Dati forniti dall’utente

• • • Richiesta disponibilità / preventivo (“Request availability”): nome, email, telefono, date di arrivo e partenza, numero di adulti e bambini, contenuto del messaggio.

    • Contatti diretti via email/telefono/WhatsApp/Facebook Messenger: i dati che decidi di comunicarci (tipicamente dati di contatto e richiesta).

b) Dati di navigazione e tecnici
Durante la navigazione possono essere trattati dati tecnici (es. indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e sul browser, pagine visitate, data/ora) per finalità di sicurezza, diagnostica e funzionamento del sito.

3. Finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione
   Trattiamo i dati solo quando esiste una base giuridica prevista dal GDPR.

A) Rispondere alle richieste e gestire la disponibilità
Finalità: rispondere, verificare disponibilità, predisporre preventivi e gestire comunicazioni pre-contrattuali.
Base giuridica: misure pre-contrattuali su richiesta dell’interessato e/o esecuzione di un contratto (se applicabile).
Conservazione: di regola fino a 24 mesi dall’ultimo contatto, salvo prenotazione o obblighi di legge.

B) Prenotazioni e adempimenti amministrativi/legali (in caso di prenotazione)
Finalità: gestione del soggiorno, fatturazione, contabilità e obblighi normativi.
Base giuridica: esecuzione del contratto; obbligo legale.
Conservazione: secondo i termini previsti dalla normativa (tipicamente fino a 10 anni per documentazione contabile).

C) Sicurezza del sito e prevenzione abusi/spam
Finalità: proteggere il sito e prevenire uso improprio dei moduli.
Strumenti: Google reCAPTCHA (se attivo).
Base giuridica: legittimo interesse alla sicurezza e alla prevenzione di abusi.
Conservazione: log e dati di sicurezza per un periodo limitato, salvo necessità di accertamento.

D) Statistica/analytics (solo previo consenso)
Finalità: analizzare in forma aggregata l’uso del sito e migliorare contenuti ed esperienza utente.
Strumenti: Google Tag Manager e Google Analytics (con IP anonimizzato, se configurato).
Base giuridica: consenso per cookie/tecnologie di tracciamento non tecniche (ove richiesto).
Conservazione: secondo le impostazioni del servizio.

E) Pubblicità, remarketing e misurazione conversioni (solo previo consenso)
Finalità: proporre annunci, misurare conversioni, creare pubblici (remarketing/lookalike/custom).
Strumenti: Meta/Facebook Pixel, Facebook Remarketing, Pubblico simile e pubblico personalizzato; AddThis (se attivo).
Base giuridica: consenso per cookie/tecnologie di marketing e profilazione.
Conservazione: secondo le impostazioni delle piattaforme e delle campagne.

F) Contenuti incorporati e piattaforme esterne (solo previo consenso, ove applicabile)
Finalità: visualizzare contenuti esterni (mappe, video, social embed, font) e migliorare la navigazione.
Esempi: Google Maps, YouTube, Instagram, OpenStreetMap, Google Fonts, Font Awesome.
Base giuridica: consenso quando tali strumenti comportano cookie/tracciamenti non tecnici; in alternativa legittimo interesse per erogazione tecnica (a seconda della configurazione).

4. Cookie e gestione delle preferenze
   Il sito utilizza una Cookie/Consent Solution per gestire le preferenze e registrare le scelte dell’utente.
   Puoi accettare, rifiutare o personalizzare i cookie tramite il banner e modificare le scelte successivamente tramite il link alle impostazioni cookie (se disponibile) o dal browser. La disattivazione dei cookie tecnici essenziali può compromettere alcune funzionalità.

5. Destinatari e fornitori
   I dati possono essere condivisi con fornitori fidati che agiscono quali responsabili del trattamento (hosting, manutenzione tecnica, gestione moduli, analytics e advertising – es. Google e Meta), sulla base di accordi contrattuali adeguati.

6. Trasferimenti extra SEE
   Alcuni fornitori (es. Google, Meta) possono trattare dati fuori dallo Spazio Economico Europeo. Ove necessario, i trasferimenti avvengono con garanzie adeguate (es. Clausole Contrattuali Standard) e misure supplementari.

7. Diritti dell’interessato
   Hai diritto di ottenere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione al trattamento e portabilità (se applicabile).
   Se il trattamento si basa sul consenso (analytics/marketing), puoi revocarlo in qualsiasi momento.
   Per esercitare i diritti: [email protected]

8. Reclami
   Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente del tuo Paese (SEE).

9. Modifiche all’informativa
   Eventuali aggiornamenti saranno pubblicati su questa pagina con indicazione della data di revisione.